Jaren geleden kwam ik er bij een klant achter hoe belangrijk communicatie is. Wat was het geval? Deze klant had met mij afgesproken, omdat ze de stroom van e-mails, papieren en tijdschriften niet aankon. Haar inbox puilde uit met berichten en haar werkkamer was gevuld met stapels: op haar bureau, op de vensterbank en op de vloer. Tijdens het sorteren van al deze zaken, kwam naar voren dat ze wel erg veel aan haar kar had hangen. Ze bleek een zeer geëngageerd persoon te zijn en meer tijd dan gemiddeld nodig te hebben om onrecht aan de kaak te stellen. Ook het onderhouden van haar sociale contacten slokte veel van haar tijd op.
Opruimspecialist Linda Groen is professional organizer en auteur van de boeken Wat een bende! | Professional organizing, je leven op orde | Opgebrand en uitgeblust
Doordat de stapels harder groeiden dan wij ze konden wegwerken, kwamen we in gesprek over wat ze op een werkdag allemaal moest doen en wat ze op een vrije dag deed. Daardoor kwam al snel het woord planning naar boven. Van mijn kant wel te verstaan. De klant reageerde daar niet positief op. Mijn leven is door het maken van een planning voor mijn werk en met drukke periodes, zoals feestdagen, minder stressvol geworden. Een planning geeft mij rust, omdat ik weet wat er op welk moment gedaan moet worden. Dat betekent dus dat ik bijvoorbeeld ‘s avonds kan ontspannen, omdat ik weet dat de zaken op tijd geregeld zullen zijn als ik mijn planning uitvoer.
Tip
Plan hoofdzaken eerst en bekijk dan waar er nog tijd is in de planning om minder belangrijke en kleinere zaken uit te voeren.
Wat bleek nu? Mijn klant associeerde het woord planning met iets wat haar beperkt en benauwt, omdat volgens haar alles is vastgelegd met een planning en er geen ruimte is voor spontane acties. Het inzicht dat planning voor haar vrijheidsbeperking is en voor mij juist vrijheid geeft, was een openbaring. Voor iemand zoals ik die erg gesteld is op haar vrijheid, is een planning onmisbaar. Ik kan spontane dingen ondernemen en ingaan op onverwachte uitnodigingen omdat ik door mijn planning inzicht heb in wat er dan blijft liggen, verschoven moet worden of al gedaan is. Dat geeft overzicht en rust.
Vanaf het moment dat ik dit leerde van mijn klant, ben ik duidelijker geworden in het uitleggen wat planning precies betekent. Dat blijkt dus per persoon te verschillen. Wat mij betreft is een planning in ieder geval niet een schema dat helemaal gevuld is met taken, verplichtingen en afspraken. Een dag die van begin tot eind helemaal volgeboekt staat. Dat klinkt inderdaad benauwend. Een goede planning geeft overzicht en ruimte. Ruimte om spontaan iets te doen, ruimte om zonder stress deadlines te halen en ruimte om te leven en de dingen te doen die jij belangrijk vindt.
Grappig, die twee totaal verschillende manieren waarop “plannen” beleefd kan worden. Beide reacties zijn voor mij heel invoelbaar. Duidelijk lijkt mij in ieder geval, dat plannen niet bij iedereen past.